AI-automatisering voor uw bedrijfsprocessen
Een factuur overtypen in de boekhouding, een aanvraag doorzetten naar de juiste collega, iets opzoeken in drie systemen. Wij automatiseren dat werk: met AI waar het om lezen en variatie gaat, met een gewone koppeling waar dat volstaat.
U spreekt Luuk, die het ook bouwt · Beoordeeld met een 5 / 5 op Google Wat is AI-automatisering?
AI-automatisering is het overdragen van terugkerend handwerk aan software die een taalmodel gebruikt om informatie te lezen, te ordenen en te bepalen waar die heen moet. Gewone automatisering werkt met vaste regels: staat er X in dit veld, doe dan Y. AI komt erbij waar zulke regels niet te schrijven zijn, omdat elke e-mail, factuur of elk formulier er net anders uitziet. Het loont in mkb-bedrijven waar mensen elke week uren kwijt zijn aan overtypen, sorteren en opzoeken.
De prijs hangt af van hoeveel stappen het proces heeft, hoeveel systemen er gekoppeld moeten worden, hoe wisselend de documenten zijn en hoeveel controle er bij een mens blijft. Daarnaast betaalt u per maand voor het gebruik van het taalmodel, naar het aantal taken. Beide posten brengen wij vooraf apart in kaart, in het gratis adviesgesprek met Luuk.
Welke processen wij automatiseren
Dit zijn de processen die in aanmerking komen als een ondernemer zijn bedrijf wil automatiseren met AI. Het gaat steeds om werk dat nu met de hand gebeurt, dat vaak terugkomt en waarin een fout te herstellen is.
- Inkomende e-mail en aanvragen sorteren
- Een taalmodel leest wat er binnenkomt, herkent of het een offerteaanvraag, een klacht of een factuur is, en zet het in de juiste map of bij de juiste collega. De belangrijkste gegevens staan er dan al bij.
- Facturen, pakbonnen en formulieren uitlezen
- Bedragen, datums, ordernummers en klantgegevens uit pdf’s en scans halen en in uw boekhouding of eigen systeem zetten. Ook als elke leverancier een andere opmaak gebruikt.
- Gegevens overzetten tussen systemen
- Een order uit de webshop die ook in de planning moet, een nieuwe klant die in het CRM en in de boekhouding hoort. Vaak is hier een gewone koppeling genoeg, en dan bouwen wij die.
- Rapportages en overzichten samenstellen
- Elke maandag hetzelfde overzicht uit drie bronnen bij elkaar zoeken. De software doet het voorwerk, u leest en beslist.
- Concepten voor terugkerende teksten
- Een eerste versie van een offertetekst, een antwoord op een veelgestelde vraag of een productomschrijving, op basis van wat u eerder schreef. Een medewerker leest het na voordat het de deur uitgaat.
Meer voorbeelden per afdeling staan in het artikel over AI-toepassingen voor het mkb. Alles wat wij met AI doen, staat op AI voor bedrijven.
Eén factuur van mailbox tot boekhouding
Eén proces, stap voor stap, zoals het zou lopen na een automatisering. Bij elke stap ziet u wie hem doet. Waar het om geld gaat, beslist een mens.
- de software doet het
- een mens kijkt of beslist
- een aftakking: als het anders loopt
- begin en eind van de taak
-
Binnen
Een leverancier mailt een factuur als pdf
Naar het adres waar uw facturen nu ook binnenkomen.
-
De software
Leest leverancier, factuurnummer, bedrag, btw en vervaldatum
Ook als de opmaak per leverancier verschilt. Het taalmodel herkent de gegevens aan wat ze betekenen, waar ze op het papier ook staan.
-
De software
Legt de factuur naast de inkooporder
Klopt het bedrag met wat er besteld is, en is deze factuur niet al eerder binnengekomen?
-
Klopt er iets niet?
Dan gaat de factuur naar een aparte lijst
Met erbij wat er niet klopt: een bedrag dat afwijkt, een onleesbare scan, een leverancier die nog niet bekend is.
Uw collega
Zoekt uit wat er mis is en zet de factuur terug in de rij
-
Uw collega
Keurt de factuur goed voor betaling
Of verbetert wat de software verkeerd las. Wat vaak misgaat, zien wij in die correcties terug en stellen wij bij.
-
Eindigt in
Uw boekhouding, klaar voor betaling
Met de pdf eraan gekoppeld, zodat iedereen later kan nagaan waar elk bedrag vandaan komt.
Hoe zo’n spoor er bij u uitziet, zoeken wij samen uit.
In het gratis adviesgesprek praat u met Luuk, die het ook bouwt. Beoordeeld met een 5 / 5 op Google
Met AI, of met een gewone koppeling
Niet elk proces heeft AI nodig. Wij kiezen per stap wat werkt.
Een gewone koppeling
Werkt als de gegevens altijd in dezelfde vorm binnenkomen. Een order uit uw webshop heeft een ordernummer, een adres en een bedrag, steeds op dezelfde plek. Die overzetten naar uw planning is een vaste regel. Een vaste regel doet elke keer precies hetzelfde, en er zijn geen maandelijkse gebruikskosten.
AI erbij
Komt in beeld als er gelezen moet worden. Een e-mail waarin een klant in eigen woorden uitlegt wat hij wil. Een factuur van een leverancier die u één keer per jaar ziet. Een formulier dat half is ingevuld. Daar valt geen vaste regel voor te schrijven, en daar haalt een taalmodel de gegevens er wél uit.
Meestal wordt het een mix: een koppeling voor het vaste deel, AI voor het deel waar gelezen moet worden en een mens voor de beslissing. Moet er een heel systeem omheen komen, met eigen schermen en gebruikers, dan is dat een AI-applicatie. Handelt de software een taak zelfstandig af over meerdere systemen heen, dan heet dat een AI-agent.
Het resultaat landt in uw eigen systeem
Een automatisering is pas wat waard als het resultaat terechtkomt waar u het nodig heeft. Wij koppelen aan wat u al gebruikt, zoals uw boekhoudpakket, uw CRM of uw webshop, voor zover dat systeem een koppeling toestaat. Kan dat niet, dan bouwen wij de schakel ertussen in PHP en Laravel, de techniek waarin wij ook maatwerk webapplicaties bouwen.
Welke gegevens de automatisering mag zien, spreken wij vooraf af en leggen wij vast. Wat er niet in hoeft, laten wij weg.
Zo verloopt een traject
Vijf stappen, van het eerste gesprek tot het beheer daarna. U weet steeds waar het project staat en wat de volgende stap is.
-
Gratis adviesgesprek
Wij nemen uw plannen door en zeggen eerlijk of wij er iets voor u in kunnen betekenen. Kosteloos en zonder verplichting. U hoort binnen 1 werkdag van ons.
-
Offerte met urenraming
U krijgt een vrijblijvende offerte op basis van een inschatting van de benodigde uren. Wat wij per uur rekenen, hoort u al in het gesprek, dus voordat er een offerte ligt.
-
Bouwen en testen op uw eigen voorbeelden
Wij bouwen de toepassing en testen hem op echte voorbeelden uit uw bedrijf: de e-mails, documenten of vragen waar het om draait. Zo ziet u vóór de oplevering hoe vaak het goed gaat en waar een mens moet bijspringen.
-
Live, en bijsturen
Wij zetten het live in uw eigen systeem en kijken in het begin met u mee naar wat het doet. Waar het misgaat, stellen wij bij.
-
Beheer, als u dat wilt
Daarna kunt u het beheer aan ons overlaten. Wij houden bij wat het gebruik van het model kost en of de uitkomsten goed blijven. Wat dat per maand kost, spreken wij vooraf af.
Veel gestelde vragen
Wat ondernemers willen weten voordat ze een proces uit handen geven.
Staat uw vraag er niet bij? Neem contact op, dan beantwoorden wij hem binnen 1 werkdag.
Gratis adviesgesprek-
Wat kost AI-automatisering?
Er zijn twee posten. De bouw, op basis van een urenraming; ons uurtarief hoort u in het gratis adviesgesprek. En het gebruik van het taalmodel, per maand. Hoeveel dat is, hangt af van het aantal taken dat de software afhandelt; voor stappen die met een gewone koppeling kunnen, valt die post weg. Wilt u dat wij de automatisering na de oplevering bijhouden, dan komt daar beheer bij; ook dat spreken wij vooraf af. Wat de bedragen bepaalt, leest u in wat kost AI voor uw bedrijf. -
Welke processen komen in aanmerking?
Werk dat vaak terugkomt, dat nu met de hand gebeurt en waarin een fout te herstellen is. Overtypen, sorteren, opzoeken en samenvatten zijn de bekende voorbeelden. Een proces waarin een fout meteen doorwerkt naar een klant of naar uw administratie, automatiseren wij alleen met een mens die het resultaat goedkeurt. -
Moeten wij van onze huidige software af?
Nee. Wij koppelen aan wat u al gebruikt, voor zover dat systeem een koppeling toestaat. Biedt uw pakket die mogelijkheid niet, dan bespreken wij in het adviesgesprek wat de alternatieven zijn. -
Wat gebeurt er met onze gegevens?
Dat spreken wij vooraf af en leggen wij vast. Uw gegevens gaan niet naar de training van modellen van derden, en de automatisering ziet alleen wat hij voor zijn taak nodig heeft. -
Hoeveel werk neemt het ons uit handen?
Dat verschilt per proces, en een getal vooraf zou een gok zijn. Daarom testen wij eerst op echte voorbeelden uit uw bedrijf. Dan ziet u vóór de oplevering hoeveel van het werk de software overneemt en hoeveel er bij een mens blijft liggen.
Verder over AI
Wilt u een adviesgesprek?
Wilt u gratis en vrijblijvend de mogelijkheden bespreken? Plan een adviesgesprek in met onze specialist.
Plan uw gratis adviesgesprek